Microsoft Teams to coś więcej niż aplikacja do czatu czy konferencji. Chociaż jest często używany jak Skype lub Slack, usługa Teams ma funkcje, które sprawiają, że jest to niezawodne rozwiązanie do współpracy między zespołami, a wszystko to przy jednoczesnym zachowaniu łączności ze współpracownikami na całym świecie. Obecnie jest to szczególnie przydatne narzędzie, ponieważ cała siła robocza pracuje z domu, wielu po raz pierwszy pracuje zdalnie.
Niezależnie od tego, czy używasz go od lat, czy nie znasz platformy, Microsoft Teams może być zniechęcający. Istnieje mnóstwo narzędzi i menu do przesiewania i podobnie jak Excel Microsoftu, większość ludzi tylko dotknęła powierzchni. Mając to na uwadze, oto niektóre z naszych ulubionych funkcji Microsoft Teams, dzięki którym możesz opanować platformę.
Współpracuj przy plikach
Microsoft Teams oferuje świetne narzędzia do współpracy, jednym z naszych ulubionych jest karta Pliki na górnym pasku. Po kliknięciu możesz edytować pliki w czasie rzeczywistym ze swoim zespołem i wszystko bez otwierania dodatkowych aplikacji. Działa to z programami Word, Excel, Powerpoint i innymi aplikacjami pakietu Microsoft Office, dając swobodę przesyłania, współpracy i zapisywania plików podczas rozmowy z członkami zespołu lub innymi zespołami.
Wszystkie te pliki są automatycznie zapisywane, dzięki czemu nie stracisz swoich postępów, a każdy z nich jest dostępny dla wszystkich uczestników spotkania.
Zaplanuj swój dzień z zadaniami
Zadania zostały niedawno uruchomione jako zamiennik funkcji To Do i Planner. Łączy w sobie użyteczność obu w jednej aplikacji, która jest dostępna na komputerze stacjonarnym, w Internecie lub na urządzeniu mobilnym.
Zadania to coś więcej niż lista rzeczy do zrobienia. Wykorzystuje bota, Tasks Bot, do tworzenia zadań z dowolnej wiadomości, co pozwala łatwo zarządzać poszczególnymi zadaniami, a także elementami działań i grupowymi listami rzeczy do zrobienia z następnego spotkania.
Dostęp do zadań można uzyskać za pośrednictwem karty aplikacji Teams. Aby utworzyć nowe zadanie, po prostu kliknij trzy kropki po prawej stronie. Kliknij Więcej akcji, a na koniec Utwórz zadanie. Każda z tych list zadań jest podzielona na plany indywidualne i współdzielone, co pozwala oddzielić zadania osobiste od elementów, które można wykonać, które możesz udostępnić współpracownikom.
Zwalczaj zmęczenie spotkaniem w trybie razem
Po rozpoczęciu pandemii, kiedy wiele zespołów przeszło do pracy w pełnym wymiarze godzin zdalnych, zostaliśmy zalani wiadomościami o zmęczeniu spotkaniami. Ta nowa koncepcja dla większości z nas zrodziła się z szybkiego przejścia do miejsca pracy bez bezpośredniego kontaktu z kolegami i natychmiastowego dobrodziejstwa spotkań online i sesji strategicznych. Pracownicy, jak można sobie wyobrazić, szybko zaczęli wykazywać oznaki zmęczenia podczas spotkań ze swoimi rówieśnikami i kolegami tylko na czacie wideo.
Microsoft, starając się z tym walczyć, stworzył tryb Together. W swej istocie tryb Together jest nieco efekciarski. W rzeczywistości jednak możliwość wyświetlenia swojego awatara w pokoju z innymi uczestnikami spotkania sprawia, że spotkania te są nieco bardziej osobiste. Oprócz walki ze zmęczeniem spotkaniami, Microsoft twierdzi, że ta funkcja pomaga uczestnikom śledzić rozmowy, identyfikować sygnały społeczne i wtrącać się w bardziej naturalny, konwersacyjny sposób.
Aby użyć trybu razem, kliknij swój profil, a następnie wybierz zakładkę „Ustawienia”. Zaznacz „Włącz nowe środowisko spotkań”, a następnie rozpocznij rozmowę z co najmniej pięcioma osobami. Po rozpoczęciu połączenia kliknij ponownie kropki drzewa i wybierz „Tryb razem”.
Prześlij zabawne tło
Aplikacja Teams ułatwia dostosowywanie tła do spotkań online i sesji burzy mózgów. Niezależnie od tego, czy próbujesz ukryć za sobą niezasłane łóżko, czy po prostu pokazać trochę osobowości na następnym spotkaniu, przesłanie wirtualnego tła pozwala ominąć przyziemne i zająć się czymś bardziej kreatywnym.
Może to być logo firmy, a może nawet nagranie na żywo, takie jak ten, w którym mężczyzna wchodzi do pokoju, aby w połowie spotkania napić się herbaty.
Aby dodać niestandardowe tło, po prostu kliknij menu z trzema kropkami i kliknij „Pokaż efekty tła”. Stamtąd po prostu wybierz „Dodaj nowy” i prześlij własny obraz lub film. Po zakończeniu kliknij „Zastosuj”, aby wybrać niestandardowe tło.
Przeprowadź ankietę wśród współpracowników za pomocą Polly
Teams ma wiele wtyczek, które są niesamowicie przydatne. Jedna z nich nazywa się Polly i jest szybkim i prostym sposobem na przeprowadzenie ankiety wśród współpracowników bez przerywania mówcy podczas następnego spotkania. Możesz zaplanować ankiety na przyszłość, a nawet wysłać je anonimowo.
Aby wysłać ankietę, kliknij trzy kropki pod oknem czatu nowej wiadomości. Kliknij Polly i skonfiguruj swoją ankietę.
Uprość spotkania dzięki poleceniom ukośnika
Polecenia ukośnika są proste w użyciu: wystarczy wpisać ukośnik ("/") w oknie czatu, a otrzymasz wiele przydatnych skrótów. Zostały one zaprojektowane, aby ułatwić Ci życie, oferując pewien poziom automatyzacji prostych zadań. Za pomocą poleceń ukośnika możesz wykonywać różne czynności, na przykład zmieniać swój status, wyświetlać wszystkie nieprzeczytane wiadomości, a nawet rozpoczynać nowe rozmowy.
Aby to wypróbować, po prostu wpisz ukośnik w oknie komunikatu i postępuj zgodnie z monitem o polecenie, które chcesz wykonać.
Dodaj swoje wiadomości do zakładek
Dodawanie wiadomości do zakładek to świetny sposób na przechowywanie przydatnych ciekawostek informacji w bezpiecznym miejscu, dzięki czemu będziesz mieć do nich dostęp później.
Zapisanie tych wiadomości nie tylko tworzy kopię, którą możesz później wyświetlić, ale łączy Twoje miejsce w rozmowie, dzięki czemu jest to cenny sposób na uzyskanie dostępu do całych wątków bez zapisywania wiadomości pojedynczo. Na przykład zapisanie pierwszej wiadomości w wątku umożliwia rozpoczęcie czytania w tym miejscu i przewinięcie w dół pozostałych wiadomości, aż dojdziesz do punktu, w którym możesz przerwać.
Aby z niego skorzystać, po prostu kliknij menu z trzema kropkami obok wiadomości i wybierz „Zapisz tę wiadomość”. Możesz przywołać te wiadomości, klikając swoje zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu aplikacji Teams i wybierając „Zapisane”, ale szybszym sposobem jest użycie polecenia ukośnika „/zapisano” (bez cudzysłowów).