W niedawnej ankiecie dwie z trzech osób, do których w zeszłym tygodniu wykrzykiwałam pytania z mojego okna, nie miały pojęcia, czym są Dokumenty Google, podczas gdy druga po prostu kazała mi założyć spodnie. Zapytaj jednak dowolnego post-Gen Xer, czym są Dokumenty Google, a prawdopodobnie otrzymasz inną odpowiedź. Podczas gdy Google (wyszukiwarka) zyskała niesamowitą popularność – osiągając ponad 85% udziału w rynku i stając się tak synonimem wyszukiwania rzeczy online, że marka jest teraz częściej używana jako czasownik niż rzeczownik – wiele innych usług oferowanych przez giganci technologiczni mają wiele sposobów, aby przejść, zanim osiągną ten sam poziom znajomości.
Jedną z tych usług są Dokumenty Google, będące częścią bezpłatnego pakietu Edytora Dokumentów Google oraz pakietu premium narzędzi biurowych i narzędzi biurowych Google Workspace. Jeśli nie znasz nazwy Google Workspace, być może spotkałeś ją wcześniej jako G Suite, a nawet wcześniej jako Google Apps. To właśnie ten strumień niezdecydowanego rebrandingu potencjalnie utrudnił wielu osobom przyjęcie pakietu premium online Google, ale w wysokooktanowym, napędzanym adrenaliną świecie edytorów tekstu, Dokumenty Google zyskują coraz większą popularność jako główny konkurent na rynku. dominujący Microsoft Word.
Ponieważ więcej osób niż kiedykolwiek wcześniej przyjmuje podejście do pracy z domu, Dokumenty Google znajdują się w doskonałej pozycji, aby zobaczyć, jak powiększa się baza użytkowników. Jakie są więc wyróżniające się funkcje, które pokazują rosnącą popularność Dokumentów i podkreślają, że jest to prawdziwy konkurent i potencjalnie lepiej dopasowana aplikacja, którą warto wziąć pod uwagę?
Mam dużo czasu na procesorach tekstu, więc postanowiłem przetestować Dokumenty Google i pozwolić im obsłużyć kilka moich cotygodniowych bieżących zadań i projektów, aby zobaczyć, jak sobie poradzi.
Ceny i pakiety Dokumentów Google
Jeśli masz osobiste konto Google, masz już bezpłatny dostęp do wielu narzędzi zwiększających produktywność Google za pośrednictwem pakietu Google Docs Editor Suite. Oznacza to, że Dokumenty, Prezentacje, Arkusze, Formularze, Rysunki, Witryny, Dysk i Keep są dostępne bezpłatnie. Możesz również bez ograniczeń korzystać z wersji aplikacji tych narzędzi. Osobiste konta Google mają limit miejsca na Dysku Google wynoszący 15 GB, co jest sporą ilością do przechowywania dokumentów biurowych. Jeśli jednak potrzebujesz więcej miejsca, Google oferuje usługę premium o nazwie Google One, która może zwiększyć pamięć do 100 GB już za 2 USD miesięcznie.
Korzystanie z bezpłatnych ofert Google nie ma żadnych wad; możesz wiele osiągnąć dzięki bezpłatnym ofertom Google. Jeśli jednak szukasz czegoś bardziej odpowiedniego dla biznesu lub do zarządzania grupami osób, zawsze znajdziesz Google Workspace.
Google Workspace to najwyższej jakości pakiet biurowy oferowany przez Google. Obejmuje pakiet narzędzi Google Docs i jedno lub dwa więcej, które koncentrują się na komunikacji, bezpieczeństwie i administracji do zarządzania pracownikami lub użytkownikami. Ceny zaczynają się od 6 USD za użytkownika miesięcznie, a subskrypcja obejmuje liczne korzyści, takie jak niestandardowe domeny e-mail, tablice cyfrowe, obsługa dodatkowych typów plików na Dysku Google, wiadomości na czacie oraz lepsza ochrona przed phishingiem i spamem. Istnieje również znaczny wzrost limitu miejsca na dane w zależności od tego, który z czterech pakietów premium Google Workspace wybierzesz z opcjami 30 GB, 2 TB, 5 TB, maksymalizując dość niejasne „tyle, ile potrzebujesz”.
Z pewnością istnieją powody, aby przejść na premium, jeśli potrzebujesz mikrozarządzania liczbą pracowników lub chcesz usunąć domenę Gmail z poczty e-mail. Ale główny pakiet biurowy i jego funkcje są główną atrakcją i są równie funkcjonalne z poziomu bezpłatnego pakietu Edytora Dokumentów Google.
Projekt i interfejs Google
Dokumenty Google zachowują zwykłą nowoczesną, płaską, stylistyczną ikonografię, którą zawiera większość produktów Google. Chociaż wygląda świetnie z perspektywy projektowania i tchnie nowoczesność w typowy interfejs edytora tekstu, nie mogę oprzeć się wrażeniu, że istnieje wyraźny brak osobowości w prawie sterylnym wyglądzie Dokumentów. W końcu jest to ta sama firma, która każe swoim stażystom nosić czapki ze śmigłami, oczekując, że ich personel będzie przemierzał jej kwaterę główną, używając serii zjeżdżalni i słupów strażackich, jak zgraja wojowników ninja noszących ochraniacze kieszeni.
Dokumenty zachowują swoją minimalistyczną prezentację, usuwając wiele bałaganu, który można znaleźć u współczesnych. Google zrobił to głównie poprzez ograniczenie Dokumentów do jednego ukierunkowanego paska narzędzi, który obejmuje najczęstsze czynności, takie jak formatowanie, czcionki, kolory, wyrównania i wstawki. Większość użytkowników zazwyczaj wykonuje większość zadań z tego podstawowego paska narzędzi, co jest świetne dla produktywności, ponieważ wszystko jest łatwo dostępne w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
Warto zauważyć, że ze względu na charakter Dokumentów Google jako usługi online, będziesz ograniczony do czcionek w bibliotece Google Fonts. Obecnie nie ma możliwości importowania niestandardowych czcionek, co może być frustrujące dla tych, którzy od czasu do czasu mogą potrzebować specjalistycznego stylu do projektu, nad którym pracują. Jednak Google Fonts jest dość obszerny, więc przy odrobinie kreatywności w połączeniu z przyzwoitą liczbą dostępnych dodatków może ci się to wydawać mniejszym problemem.
Dalsze formatowanie i narzędzia znajdują się w rozwijanych menu schludnie schowanych w nagłówku strony. Zapewnia to mniej rozpraszającą przestrzeń roboczą, która pozwala w pełni wykorzystać każdą dostępną powierzchnię ekranu. Jednak ze względu na to, że Dokumenty działają w przeglądarce internetowej, wysiłki Google sięgają tylko tak daleko, jak pozwala na to indywidualna konfiguracja użytkownika, a paski zakładek, rozszerzenia lub paski wyszukiwania domyślnie ograniczają dostępną przestrzeń w pionie.
Możesz jednak to zrekompensować, minimalizując nagłówek Dokumentów Google, co spowoduje usunięcie menu rozwijanych i szerszych ikon Google Workspace z widoku oraz przywrócenie pewnej ilości utraconego miejsca na stronie. Dokumenty następnie implementują przydatny pasek wyszukiwania na głównym pasku narzędzi, który umożliwia wyszukiwanie elementów, które w innym przypadku znajdują się w menu rozwijanych, co oznacza, że nigdy nie zostaniesz odcięty od tych narzędzi, jeśli ich potrzebujesz.
Efekt końcowy jest czymś więcej niż tylko przyjemnym dla oka; minimalistyczna estetyka sprawia, że ogólna prezentacja wydaje się przejrzysta, a nawigacja jest prosta. Dokumenty zachowują tradycyjny układ edytora tekstu, jednocześnie upraszczając go tam, gdzie to możliwe. Jest to wybór projektu, który jest przyjazny dla nowych użytkowników, ale nie przypomina okrojonej wersji konkurencji.
Wydajność i zgodność Dokumentów Google
Dzięki lekkiej konstrukcji dostępnej w wersjach aplikacji i przeglądarki Dokumenty Google są płynne i responsywne podczas ładowania plików bez żadnych opóźnień. Zarówno przeglądarka, jak i aplikacja działały imponująco, gdy przełączałem się między różnymi dokumentami, aby ocenić czas ich ładowania. W przypadku większości dokumentów zwykle jesteś gotowy do pracy w ciągu sekundy lub dwóch, chociaż pliki z dużymi obrazami będą trwać trochę dłużej (co należy się spodziewać). Jednak cały proces otwierania plików z Dysku Google jest poza tym szybki i bezbolesny.
Jedną z największych zalet Dokumentów Google jest ich wieloplatformowość. W przypadku Dokumentów nie ma typów plików specyficznych dla systemu operacyjnego. Zamiast tego każdy, kto ma urządzenie obsługujące Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer lub Microsoft Edge (lub ma zainstalowaną aplikację Dokumenty Google na urządzeniu mobilnym) może bez problemu tworzyć, czytać, edytować i współpracować z innymi osobami. Oznacza to, że nie musisz się już martwić, czy plik otworzy się na platformie osoby otrzymującej Twój dokument. To tylko jeden ból głowy mniej na niepotrzebnie rozdrobnionym rynku.
Odbieranie plików od innych osób spoza pakietu biurowego Google jest również znacznie mniej uciążliwe, ponieważ Dokumenty są zgodne z różnymi formatami plików. Dokumenty mogą czytać i zapisywać w wielu popularnych formatach, takich jak Microsoft Word, OpenDocument, RichText, PDF i zwykły tekst. Możesz nawet pobrać swój dokument jako EPUB, jeśli chcesz go rozpowszechniać. Chociaż nie możesz bezpośrednio zapisać w formacie Apple Pages, nadal możesz załadować je do Dokumentów Google i edytować stamtąd, ale po zakończeniu będziesz musiał wyeksportować go jako inny format. Trudno dyskutować z tym poziomem zgodności, nawet jeśli niektóre bardziej złożone formaty, takie jak pliki PDF, tracą formatowanie po otwarciu.
Funkcje Dokumentów Google
Dokumenty Google to przede wszystkim narzędzie online. Zostało tak zaprojektowane. W związku z tym, jeśli chodzi o współpracę online z innymi, Dokumenty świecą tak jasno, że mogą kierować samoloty przez mgłę. Po udostępnieniu dokumentu za pośrednictwem poczty e-mail lub bezpośredniego łącza maksymalnie 100 osób może jednocześnie wyświetlać, edytować i komentować ten dokument. To o jeden więcej niż limit współautorstwa Worda wynoszący 99. Najwyraźniej Google stosuje podejście Price is Right, aby prześcignąć konkurencję. Nie wiem, jakiego rodzaju okropny bałagan musiałbyś narodzić się w Dokumentach, co w rzeczywistości wymagałoby zebrania 100 osób, grzebania i szturchania go sugestiami i zmianami. Ale sama świadomość, że możesz zdobyć tak dużą grupę, pokazuje wszechstronność narzędzi współpracy Dokumentów Google.
Wszystkie edycje odbywają się w czasie rzeczywistym, a każdy unikalny użytkownik jest śledzony w dokumencie z losowo przypisanym kolorem i kursorem. Ich zmiany i sugestie są oznaczone przypisanymi kolorami i znajdują się po prawej stronie strony, czekając na Twoją opinię. Jeśli zdecydujesz się zaakceptować te sugestie, zmiany w dokumencie zostaną wprowadzone automatycznie. Komentarze redaktorów dotyczące określonych sekcji są podświetlone na żółto, a kliknięcie tej sekcji spowoduje podświetlenie opinii w ramach potwierdzenia.
Dokumenty łatwo stają się zagracone i trudne do odczytania w trakcie procesu współpracy. Na szczęście skupienie się w Dokumentach Google na uproszczonym obszarze roboczym oznacza, że nie powinieneś zgubić się w morzu poprawek, które są trudne do odczytania lub przetworzenia. Będziesz mieć nawet dostęp do całej historii edycji, jeśli wprowadzisz zmiany, które później zgadniesz.
Dokumenty Google, w swej istocie, to dość solidny edytor tekstu. Tym, co podnosi ją do pozycji prawdziwego konkurenta, są wszystkie dzwonki i gwizdki Google, które ze sobą niesie. Wstawianie wykresów, obrazów lub plików do dokumentu opiera się na szerszych usługach Google Workspace i Dysku Google. Możesz przetłumaczyć swój dokument na każdy dostępny język Tłumacza Google bez zbytniego zamieszania. Możesz także pisać za pomocą głosu, korzystając z imponującej technologii Google Speech-to-Text. Dokumenty mogą automatycznie poprawiać pisownię i podpowiadać gramatykę w czasie rzeczywistym dzięki uczeniu maszynowemu i słownikowi Google. Istnieje również Google Workspace Marketplace, który oferuje liczne dodatki do dalszego rozszerzania dostępnych funkcji.
Istnieje również kilka interesujących wbudowanych narzędzi, które dodatkowo zwiększają produktywność Dokumentów, a mianowicie kontur i karta Eksploruj. Konturówka to wysuwane menu na pasku bocznym, które automatycznie śledzi nagłówki i tytuły, a następnie przedstawia je jako interaktywną listę, która działa jak indeks sortowania, dzięki czemu możesz znacznie łatwiej przeglądać większe dokumenty. W pobliżu podstawy strony znajduje się pływający przycisk, który przekierowuje Cię do karty Eksploruj, umożliwiając szybkie wyszukiwanie cytatów, obrazów i zawartości Dysku Google.
Automatyczne zapisywanie Dokumentów Google
Jedną z najcenniejszych funkcji Dokumentów jest automatyczne zapisywanie. Zauważysz wyraźny brak przycisku zapisywania w Dokumentach Google; dzieje się tak, ponieważ zapisywanie jest ciągłym procesem wykonywanym automatycznie po każdym naciśnięciu klawisza i kliknięciu (o ile masz stabilne połączenie internetowe). Jest to nieocenione, jeśli jesteś typem osoby, która często oszczędza jako refleksja, a nie nawyk.
Jeśli Twój komputer się zawiesi – lub zostawisz urządzenie bez nadzoru na krótko, a Windows Update, z którym odkładasz się przez tydzień, w końcu zdecyduje się przeforsować – nie zostaniesz pozostawiony jako potencjalny kandydat r/WatchPeopleDieInside. W rzeczywistości, jeśli tak się stanie, możesz uniknąć marnowania czasu i załadować ten sam dokument na innym urządzeniu i bezproblemowo kontynuować pracę od momentu jej przerwania. A gdy ponownie uzyskasz dostęp do głównego urządzenia, po prostu przełącz się z powrotem, czekając na wszystkie aktualne prace.
Z powodu problemów z internetem kilka razy traciłem połączenie podczas korzystania z Dokumentów Google. W tych momentach kontynuowałem pisanie, a dokument natychmiast rozpoczął procedurę zapisywania po ponownym nawiązaniu połączenia. Dostępna jest wersja offline Dokumentów Google, ale można ją uzyskać tylko za pośrednictwem rozszerzenia Google Chrome. W przypadku aplikacji, która tak bardzo promuje kompatybilność na wielu platformach i przeglądarkach, szkoda, że Google zdecydowało się zablokować dostęp offline w tak specyficzny sposób.
Dolna linia
Jeśli chodzi o wybór edytora tekstu lub pakietu biurowego, wszyscy wiemy, że Microsoft jest królem w wielu oczach. Przy prawie czterdziestoletnim rozwoju nie jest łatwo o kolejne narzędzie lub pakiet, aby nadrobić zaległości. I chociaż można powiedzieć, że Dokumenty Google nie mają takiego samego poziomu funkcji jak Word, czy naprawdę brakuje im funkcji o wartości 70 USD? Moim zdaniem nie. Większość tego, czego brakuje w Dokumentach, można znaleźć jako dodatki, a narzędzia, które oferuje za darmo, powinny sprawić, że będziesz musiał płacić tyle za subskrypcję Microsoft 365.
Jest świeżość w tym, co Google oferuje w Dokumentach; wygląda nowocześnie, czuje się nowocześnie i jest stworzona z myślą o nowoczesnej współpracy internetowej. To, co robi, robi bardzo dobrze. To, czego nie robi, nie będzie ważne dla większości użytkowników.
Dokumenty przewyższają konkurencję pod względem współpracy, przenośności, zgodności, a nawet możliwości dostosowywania za pośrednictwem Google Workspace Marketplace. Łatwo się z tym pogodzić, jest mniej bałaganu, a ogólne wrażenia są płynne i intuicyjne. Och, i to nic nie kosztuje.
Każdemu, kto zasubskrybował konkurs, Dokumenty Google są przynajmniej warte wypróbowania, ponieważ możesz płacić za zestaw narzędzi, które są już dostępne za darmo.
Dokumenty Google, dostępne za pośrednictwem pakietu Edytora Dokumentów Google lub Google Workspace, są zdecydowanym wyzwaniem na rynku pakietów biurowych i biurowych. Może to być nawet przyszłość tego.