Większość z nas od czasu do czasu narzeka na niechciane e-maile lub zaśmiecone skrzynki odbiorcze, ale niewielu z nas robi cokolwiek z tym. Gmail ma potężne opcje filtrowania, opcje, które są w niewystarczającym stopniu wykorzystywane przez przestępców. Po dopracowaniu i przy odrobinie kreatywności Ty też możesz okiełznać swoją skrzynkę odbiorczą. I nie jest to takie trudne, jak mogłoby się wydawać.
Kluczem do sukcesu jest stosowanie filtrów, które mają sens. Możesz zacząć od kilku, takich jak te wymienione poniżej, ale zawsze powinieneś dostosować swoją strategię filtrowania, ponieważ nowe metody mają sens lub nowe e-maile zalewają Twoją skrzynkę odbiorczą, które nie uruchamiają żadnego z istniejących filtrów. Jest to gra polegająca na stopniowym ulepszaniu, a każdy filtr powinien ułatwić Ci życie.
Zacznijmy. Aby uzyskać wszystkie poniższe wskazówki, zacznij od kliknięcia ikony koła zębatego obok obrazu konta w prawym górnym rogu, kliknięcia przycisku „Zobacz wszystkie ustawienia” u góry i wybrania karty „Filtry i zablokowane adresy”. Stamtąd po prostu kliknij „Utwórz nowy filtr” u dołu i gotowe.
spam
Gmail ma już świetne filtry spamu i możesz oznaczać wiadomości jako spam, aby pomóc wytrenować sztuczną inteligencję w wykrywaniu nowych wzorców. Ale zawsze jest jedna firma, której udaje się przemykać niezauważona. Próbowałeś wypisać się z listy. Próbowałeś oznaczyć go jako spam i jakoś, bezbłędnie, wciąż trafia do Twojej skrzynki odbiorczej z każdym nowym mailem.
Oto jak to naprawić.
1) W sekcji „Od” wpisz adres e-mail, który chcesz zablokować. Możesz również dodać symbol wieloznaczny, wpisując gwiazdkę (*) przed symbolem @, aby filtrować wszystkie e-maile z tej domeny.
2) Kliknij przycisk Utwórz filtr.
3) Wybierz Usuń i kliknij przycisk Utwórz filtr.
Upewnij się, że widzisz ważne e-maile
Na przeciwległym końcu spektrum znajdują się e-maile, które chcesz mieć pewność, że je widzisz, ale często są ukryte pod niezliczonymi e-mailami, których nie widzisz. Możesz to również naprawić za pomocą filtrów.
1) Wpisz adres e-mail w sekcji Od i kliknij przycisk Utwórz filtr.
2) Wybierz „Oznacz gwiazdkę” i „Zawsze oznaczaj to jako ważne”, a następnie kliknij przycisk Utwórz filtr.
Te e-maile będą teraz miały gwiazdkę i etykietę „Ważne”, co znacznie utrudni ich przeoczenie. Ale jeśli nadal masz wątpliwości, sprawdź następną wskazówkę.
Utwórz nową skrzynkę odbiorczą z folderami i etykietami
Jeśli chcesz całkowicie pominąć skrzynkę odbiorczą, możesz automatycznie filtrować ważne wiadomości e-mail do ich własnego folderu, dając de facto drugą (lub trzecią, czwartą itd.) skrzynkę odbiorczą. Jest to przydatne do filtrowania wiadomości e-mail związanych z pracą do własnego folderu, a może możesz użyć go do kuponów, szczegółów podróży i planów podróży lub wiadomości e-mail o szkole, rodzinie lub subskrybowanych biuletynów.
1) Dodaj adres e-mail w sekcji Od i kliknij przycisk Utwórz filtr. Możesz dodać wiele adresów e-mail do tego samego filtra, oddzielając każdy z nich przecinkiem i spacją po adresie e-mail.
2) Wybierz „Pomiń skrzynkę odbiorczą (zarchiwizuj)” i „Zastosuj etykietę”.
3) Wybierz etykietę lub utwórz nową i zachowaj jak najbardziej konkretną nazwę.
4) Kliknij Utwórz filtr.
Teraz wszystkie e-maile z tych adresów pominą skrzynkę odbiorczą i pojawią się tylko w wybranym folderze. Kliknięcie folderu na pasku bocznym Gmaila spowoduje wyświetlenie zupełnie nowej skrzynki odbiorczej zawierającej tylko te wiadomości.
Kategoryzuj swój spam
Mało znaną cechą Gmaila jest to, że działa nawet po zmodyfikowaniu adresu e-mail. Spróbuj dodać kropkę lub znak plusa w dowolnym miejscu swojego adresu e-mail (przed sufiksem @gmail.com) i obserwuj, jak te e-maile nadal znajdują Twoją skrzynkę odbiorczą.
Teraz fajną rzeczą jest to, że możesz filtrować te adresy e-mail oddzielnie od głównego. Używam go do automatycznego filtrowania biuletynów e-mail, bez konieczności konfigurowania nowych filtrów.
1) Zapisz się do newslettera, używając swojego nowo zmodyfikowanego adresu. Mój wygląda mniej więcej tak: [email protected]. Dodanie sufiksu „+tech” po moim normalnym adresie e-mail oznacza, że wszystko, co zawiera „+tech”, jest subskrybowanym przeze mnie biuletynem e-mail. Następnie mogę filtrować pod kątem tej modyfikacji.
2) W sekcji „Do” dodaj zmodyfikowany adres e-mail i kliknij przycisk Utwórz filtr.
3) Kliknij „Zastosuj etykietę”, a następnie wybierz preferowaną etykietę. Wysyłam wszystko, co zawiera „+tech” na moją etykietę „biuletyny techniczne”, co oznacza, że mogę użyć tego e-maila, gdy subskrybuję nowe biuletyny i nie muszę ręcznie filtrować ich wszystkich do odpowiedniej etykiety.
Zabij e-maile z powiadomieniami z kalendarza
Moja skrzynka odbiorcza jest codziennie zalewana powiadomieniami, że taki a taki przyjął zaproszenie z mojego kalendarza na spotkanie. Możesz je również filtrować, co jest szczególnie przydatne, jeśli korzystasz z aplikacji kalendarza, a mimo to otrzymujesz te powiadomienia na telefonie.
1) W sekcji „Temat” dodaj „Accepted:” i upewnij się, że po nim używasz dwukropka i bez spacji. Nie chcemy wywoływać zdarzenia, gdy ktoś mówi o zaakceptowanej umowie lub innej rzeczy związanej z pracą, którą chcielibyśmy zobaczyć.
2) Kliknij przycisk Utwórz filtr.
3) Zaznacz Usuń i kliknij przycisk Utwórz filtr.
Te pięć powinno pomóc Ci zacząć z czystszą skrzynką odbiorczą, ale jak powiedzieliśmy wcześniej, możesz eksperymentować i dodawać nowe filtry, jeśli mają sens. To potężne narzędzie, ograniczone jedynie twoją wyobraźnią podczas korzystania z niego.